Как написать информационную справку образец?

Информационно-справочный документ — документ, который сообщает сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициирует управленческие решения, позволяет выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Информационно-справочные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Их особенностью является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Что такое информационно-справочные документы?

Подобные документы предназначаются для передачи сведений от одного адресата другому или для фиксирования информации.

В случае одобрения содержания документа проставляется резолюция руководителя, что служит основанием для принятия решений при выборе способа управленческого воздействия.

В информационно-справочных документах не содержатся поручения, нет обязательств по их выполнению. Особенность заключается в том, что они движутся снизу вверх по управленческой системе: от сотрудника к начальнику отдела, от руководителя отдела до главы компании, от подведомственного учреждения в вышестоящее.

В каких случаях предоставляют справку

Документ выдается организацией на основании требования работающего или уволившегося сотрудника. В нем инспектор отдела кадров или другое уполномоченное, ответственное за данную работу, лицо подтверждает место работы, должность, трудовой стаж, а также заработную плату заявителя.

Документ может быть востребован для предоставления в любую инстанцию, которая его запрашивает:

  • для проведения банковских операций
  • правоохранительные органы
  • в консульство и посольство с целью оформления визы
  • в местные органы самоуправления
  • госучреждения
  • с целью обращения в суд
  • в другие организации

Какие бывают — виды

 

Информационно-справочные документы объединяются назначением (вспомогательная направленность) и общим способом регистрации: отсутствует централизованная регистрация. Отдельные бумаги не регистрируются совсем, в остальных моментах за регистрацию отвечают авторы документов.

Вся документация информационно-справочного характера делится на составляющие части:

  • входящие — письма, отчеты от головных предприятий, обособленных подразделений, обращения граждан;
  • исходящие — отчеты о выполнении входящих запросов, инициативные и информационные письма, оформленные организацией;
  • внутренние — служебные записки, отчеты, протоколы, подтверждающие деятельность компании.

В документооборот юридических лиц входят несколько видов информационно-справочных документов, различающихся своим назначением:

  • докладная записка — составляется на имя директора (внутренняя), содержит факты, сведения, предложения по принятию управленческого решения, если направляется за пределы компании, считается внешней документацией;
  • служебная записка — документ используется для передачи информации между структурными подразделениями (отделами);
  • предложение — письменная инициатива сотрудников, направленная на внесение в действующий трудовой процесс предложений по его совершенствованию;
  • объяснительная записка — адресуется руководителю учреждения и пишется от руки с подробным описанием проступка, внештатных ситуаций, нарушений трудовой дисциплины или служит приложением к главному документу, поясняющим отдельные пункты;
  • заявление — личная просьба сотрудника или ходатайство о выявленных нарушениях должностных лиц (направляются на имя директора);
  • представление — инициативно направленный документ по вопросам кадровых перестановок, награждения, материального стимулирования персонала;
  • справка — подтверждает какие-либо факты служебного характера или события, удостоверяющие юридический факт (с места учебы, работы, о заработной плате, месте проживания);
  • протокол — содержит последовательную запись процесса обсуждения насущных вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях, заседаниях постоянно действующих и временных коллегиальных органов;
  • акт — составляется чаще комиссией (постоянно действующей или специально назначенной) и подтверждает установленное ее членами действие, отличается широким разнообразием по назначению и содержанию, иногда акт составляется одним или несколькими специалистами;
  • расписка — подтверждает совершенное действие, как правило, получение денежных средств или материальных ценностей;
  • доверенность — наделение полномочиями в письменном виде, выдаваемое руководителем специалисту для представления организации перед третьими лицами.

В организации могут возникать и иные виды информационно-справочной документации, главное, чтобы они отвечали основным требованиям: оперативное движение и их целенаправленное регулирование, однократность операций целевого значения, исключение лишних инстанций прохождения (все перемещения должны оправдываться деловой необходимостью).

Отличия справки – объективки от других подобных документов

Частично этот вопрос рассматривался выше. Тем не менее, в этом разделе укажем особенности, характерные для документов, характеризующих работника.

  1. Резюме. Составляет его сам работник, обычно при поиске нового места трудоустройства. Форма абсолютно свободная. Документарное подтверждение указанных фактов может потребоваться только на этапе рассмотрения резюме потенциальным работодателем.
  2. Характеристика. Наиболее схожа со справкой – объективкой, однако превышает ее по объему и может содержать субъективные оценки лица, составлявшего документ. Это касается как деловых, так и личностных качеств сотрудника. Составляется в относительно свободной форме или руководителем, или самим работником (что на практике встречается чаще всего), а руководитель только подписывает готовый документ.
  3. Автобиография. Используется в личном деле. В этом документе сам сотрудник в достаточно краткой форме рассказывает о своем жизненном пути: когда и где родился, когда и где учился, когда и где работал. Указывается специальность по диплому, занимаемые ранее должности, поощрения и награды. Не забывают о перечне и степени владения иностранными языками, личностных и профессиональных качествах, имеющихся сертификатах и свидетельств о квалификации.

Особенности составления архивных справок

Учреждения должны выдавать по запросу выписки из архивов. К примеру, эти выписки могут касаться ЗП, стажа работы, должности. Архивная справка представляет собой документ с положениями, подтверждающими какие-либо архивные сведения. Для ее оформления используются офисные бланки. Содержание бумаги:

  • Название архивного документа.
  • Дата его составления.
  • Регистрационные индексы.

Архивные справки формируются на основании документов, взятых из архива. Для выписки подходят только подлинники или копии, которые были заверены у нотариуса. Справка должна быть подписана специалистом, ответственным за работу с архивом.

Аналитическая справка – это документ, в котором кратко отражаются результаты проведенных исследований на заявленную тему, интересующую руководителя предприятия, ИП, государственный орган или частное лицо. Справка составляется в произвольной форме. Готовые образцы документа представлены в статье.

Основные правила оформления и реквизиты

Главными моментами составления информационной или справочной документации являются:

  • регистрация каждого документа с указанием даты и порядкового номера,
  • обозначение автора документа (структурное подразделение, специалист),
  • проставление визы руководства и подписи (в докладных и объяснительных записках автор и подписи аналогичны), иногда ставится печать.

Все указанные пункты влияют на силу документа с юридической точки зрения и государственного стандарта, обеспечивают его официальность и бесспорность.

На предприятиях внутренние документы печатаются на бланке с обозначением структурного подразделения (для служебной переписки). Бланки изготавливаются на листах формата А4.

Бланки используются строго по назначению и без подписи директора или его уполномоченного представителя не могут передаваться иным предприятиям, лицам.

При подготовке справочно-информационного документа должны соблюдаться принципы:

  • структурирование текста (введение, изложение, заключение);
  • краткость изложения при полноте информации;
  • объективные и достоверные сведения.

Стиль служебных документов не допускает повторов и излишних подробностей, нейтрального тона повествования. В бумагах употребляется специальные термины, безличный характер изложения, исключаются заимствованные слова, имеющие аналог в русском языке.

Если в тексте используются наименования юридических лиц (полные или сокращенные), то они пишутся в строгом соответствии с учредительными документами.

Процедура принятия управленческих решений основана на обработке и сборе сведений о фактическом состоянии дел в системе управления в разных источниках/

В отличие от распорядительных справочно-информационные документы не требуют исполнения. Информация, содержащаяся в них, способна побудить к действию или только принята к сведению. Подобные бумаги являются основой для издания распоряжений по личному составу.

Что дает аналитическая справка

Справка чаще всего составляется учителями в образовательных учреждениях в рамках обязательных программ исследования школьных коллективов, уровня успеваемости отдельных учащихся. Такой документ прилагается в портфолио педагога и в дальнейшем учитывается при повышении категории, проведении аттестации на соответствие, премировании и т.п.

Читайте также:  Сколько времени гарантия на обувь

Заказать проведение того или иного исследования может практически любая компания. Чаще всего изучаются потребности клиентов, рыночная конъюнктура в той или иной сфере, на основе чего формулируются бизнес-стратегии развития на ближайшее время. Исследования проводятся маркетологами, социологами, психологами и другими экспертами. Они выступают исполнителями задания.

В качестве заказчиков могут быть:

  • частные компании;
  • федеральные и местные органы власти;
  • предприниматели.

Задачи, ход исследования и его результаты оформляются в виде довольно большого документа, содержащего теоретическую и практическую часть. Поэтому для удобства восприятия информации создается специальная аналитическая справка, которая содержит краткие выдержки, отвечающие на конкретные вопросы.

Структура документа: 6 разделов

Как правило, справка состоит из нескольких страниц. Структура документа и его форма могут быть любыми; обычно справка состоит из таких разделов:

  1. Титульный лист с основными данными об исследовании (его «паспорт»): данные о заказчике и исполнителе, дата и место исследования, составления справки.
  2. Аннотация – краткая вводная часть с описанием предмета, целей и объекта исследования.
  3. Основная часть – собственно результаты, сформулированные в виде текста, диаграммы, таблицы, графика, схемы и тп
  4. Краткие выводы (заключение).
  5. Подписи всех участников исследования с указанием их должности, специальности или квалификации. Печать организации, где они работают.
  6. Приложения – в этот раздел выносятся объемные изображения, документы, графики, таблицы и другая информация, не разместившаяся в основной части.

Аналитическая справка оформляется в соответствии с общими требованиями к деловой документации (в печатном виде только на одной стороне листа А4), без исправлений и зачеркиваний. Стиль изложения – научный с элементами официально-делового. Все выводы конкретные, по возможности содержат не только качественные, но и количественные оценки. Количество страниц в среднем 7-10 (иногда всю информацию можно разместить на 1-2 листах).

Аналитическая справка и записка

Эти два документа довольно сильно отличаются друг от друга по назначению и содержанию, поэтому не стоит путать их друг с другом. Аналитическая справка содержит описание проведенного исследования с конкретными выводами, подтвержденными доказательными материалами – расчетами, документами, графиками и т.п.

Что касается записки, чаще это документ теоретического содержания, который содержит обобщенные сведения по какой-либо проблеме, описание ее причин и возможных последствий. Для составления записки обычно привлекается 1 эксперт, который дает свой комментарий для решения возникшей проблемы (снижение клиентского потока, ухудшение качества производимой продукции, экологическая проблема и т.п.).

Записка имеет стандартную структуру, во многом похожую на заявление. Как правило, весь текст размещается на 1-2 страницах.

Таким образом, аналитическая справка составляется в произвольной форме, однако следует четкой структуре, принятой в конкретной организации. Справка не копирует текст исследовательской работы, а только содержит описание ее результатов для получения прямых ответов на вопросы, интересующие заказчика. Поэтому все выводы составляются осмысленно и максимально кратко.

В управленческом учете образец аналитической справки – это инструмент анализа той или иной ситуации. Если предприятию нужно составить аналитику по продажам за прошедший квартал, нанимателю охарактеризовать работника для аттестационной комиссии, общеобразовательному учреждению подвести итоги работы за год – проводится предварительное исследование, которое оформляется аналитической запиской.

Сегодня более подробно рассмотрим, как составить такой документ, кому обычно поручают работу по аналитическому исследованию, и каких основных рекомендаций стоит придерживаться при составлении.

Поскольку аналитическая справка зачастую используется при аттестации профпригодности работников – в конце статьи даем рекомендации для обжалования решения аттестационной комиссии.

Нормативное регулирование

Написание аналитической записки не регламентируется каким-либо нормативно-правовым актом в целом. К такой бумаге не предъявляется жестких стандартов:

  • не определена единая форма информационно-аналитической справки;
  • не установлен единый образец;
  • не установлены требования к структуре;
  • не даны единые рекомендации по написанию документа.

Чтобы сориентироваться в правильности составления справки – используйте локальные нормативно-правовые акты, касающиеся написания таких документов, а также рекомендации, установленные управляющей компанией, или определенные в качестве отраслевых требований по составлению такой бумаги.

Образцы аналитических справок

Документ может быть составлен на обычных листах либо на фирменном бланке организации, проводившей исследование по заказу другой компании.







Часто аналитические справки составляют учителя и другие педагогические работники. Они проводят изучение уровня успеваемости учащихся, развития их навыков, компетенций и многие другие. Если исследование небольшое, его результаты помещаются буквально на 1 страницу.

Также аналитическая справка составляется в кратком виде для предоставления отчета руководителю, которого интересуют конкретные ответы на несколько вопросов, а не все исследование целиком. В таких случаях она содержит простой перечень выводов по исследованию, а также предложение об улучшении ситуации путем принятия конкретных мер.

Нередко документ составляется подобно отчету руководителю: анализируется проблема, предоставляются данные по текущему состоянию и варианты решения ситуации.

Аналитические справки нередко составляются и школьными психологами, которые оценивают уровень развития личности, степень готовности к обучению и другие важные показатели.

Возможные ошибки оформления справки – объективки

Чаще всего возникновение ошибок в данном документе связано с человеческим фактором, а именно:

  • механические опечатки;
  • орфографические или иные языковые ошибки;
  • неполнота указанной информации (например, пропуск одного из мест работы) или даже целого блока сведений (например, об образовании);
  • использование произвольной формы справки в тех случаях, когда учреждение, запрашивающее это документ, прислало свою форму заполнения;
  • отсутствие подписей или печати, без которых документ недействителен.


Видео по теме:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector